1. PENGENALAN
 

1.1. Analisis SWOT adalah sesuatu teknik yang mudah membuat pemeriksaan terhadap  Kekuatan dan Kelemahan dalaman organisasi dan persekitaran yang berkaitan dengan Peluang dan Ancaman. Ianya merupakan satu alat yang secara umumnya digunakan sebagai asas atau peringkat permulaan bagi membuat keputusan menghala ke arah perancangan strategik sebagaimana yang diperkatakan oleh Johnson (1989): It is general tool designed to be used in the preliminary stages of decision- making and as precursor to strategic planning in various kinds of applications.
1.2. Analisis SWOT boleh dilaksanakan oleh pentabir secara individu atau pun secara kumpulan. Sungguhpun begitu, teknik secara berkumpulan lebih efektif  bagi menyediakan objektif, struktur, penerangan dan fokus  perbincangan tanpa dipengaruhi oleh politik dan kepentingan peribadi yang disebut oleh Glass (1991): Group technique are particularly effective in providing structure, objectivity, clarity and to discussions about strategy which might otherwise tend to wander or else be strongly influenced by politics and personalities.
1.3. Sungguhpun  penggunaan asal  analisis SWOT adalah dalam urusan perniagaan tetapi penggunaannya dalam institusi atau pusat penggajian bukanlah suatu pendekatan yang tidak wajar kerana terdapat persamaan dalam bidang pengurusan oleh kedua-dua bidang ini. Teknik ini juga boleh digunakan dalam mengatur polisi dan strategi dalam Teknologi Maklumat.
2. PENYATAAN MASALAH
2.1. Perkembangan terbaru dalam bidang teknologi, industri, inovasi dan berbagai-bagai  ciptaan baru terutama dalam bidang teknologi yang berkembang pesat telah menyebabkan perubahan dalam permintaan terhadap pekerja mahir dan separuh mahir. Penyediaan kemahiran terhadap permintaan berkaitan memerlukan kepekaan bagi institusi yang menawarkan kursus berbentuk kemahiran dan juga akademik.  Martin (1992) menyebut Recent shift from an industrial to an information based society and from a manufacturing to a service-oriented economy has significantly infacted the demands made on vocational programs offerings. Sementara menurut  Weber (1989) Vocational programs in comprehensive schools generally cover a broad spectrum of service areas, but they provide fewer overall  programs within each of these areas than are provided in either vocational or specialty schools .
2.2. Bagi  menangani perubahan teknologi yang berkembang pesat, maka satu analisis perlu dilakukan bagi mengatasi atau bersaing dengan perubahan tersebut. Salah satu cara untuk bersaing dengan perubahan dengan mengadakan polisi dan strategi  teknologi maklumat  dalam urusan pentadbiran.

3. TUJUAN, SKOP DAN METODOLOGI

3.1. Tujuan kertaskerja ini bagi mempamirkan penggunaan analisis  SWOT  digunakan dalam pengurusan terutama dalam membuat keputusan mengenai dengan polisi dan strategi teknologi maklumat. Teknologi maklumat  menyediakan komunikasi, pengkomputeran, kidmat sokongan yang dapat membantu untuk bersaing di pasaran dan memperolehi kejayaan dalam mendokong misi organisasi.
 
4. ANALISIS SWOT SECARA AM:
KEKUATAN, KELEMAHAN, PELUANG, ANCAMAN

SWOT adalah suatu teknik atau alat pengurusan yang mudah dan senang difahami digunakan untuk  merumuskan strategi dan juga polisi bagi para pentadbir dan telah lama diperkenalkan. Fred Wiersema menyebut SWOT sebagai  It comes from an old term from the planning field (Collett, Stacy ,1999).
Analisis SWOT juga merupakan satu kaedah yang efektif bagi mengenalpasti Kekuatan, Kelemahan, Peluang dan Ancaman yang dihadapi oleh sesuatu organisasi. Sungguhpun begitu ia tidak akan memberi makna jika dibiarkan bersendirian selepas analisis dibuat tanpa sebarang tindakan susulan.   Kekuatan dan Kelemahan dikaitkan dengan faktor dalaman sementara Peluang dan Ancaman memberi fokus kepada faktor luaran. Bagi memberi lebih kefahaman mengenai analisis SWOT akan dibincangkan mengenai Kekuatan, Kelemahan, Peluang dan Ancaman.
4.1. Kekuatan
4.1.1. Analisis mengenai Kekuatan difokuskan mengenai faktor dalaman yang  memberi kesan kepada organisasi seperti  struktur organisasi, pemegang saham,  pelanggan  dan juga  pesaing.
4.1.2. Persoalan dan jawapan yang perlu diperolehi mengenai Kekuatan di antaranya ialah:
· Apakan kelebihan yang ada?
· Apakan bidang  atau ruang  terbaik dapat dilakukan?
· Apakah Kekuatan organisasi dalam pasaran?
· Adakah organisasi  mempunyai  halatuju strategi yang jelas?
· Adakah organisasi  mempunyai suasana kerja yang positif?
4.1.3 Semua persoalan perlu disenaraikan dan diperolehi secara realistik. Perhatian diberi bukan sahaja melalui pandangan pihak pengurusan tetapi juga mengambilkira pandangan mereka yang berurusan dengan organisasi.
4.2. Kelemahan
4.2.1. Analisis sudut Kelemahan juga seperti Kekuatan  yang merupakan faktor dalaman yang memberi kesan kepada organisasi. Persoalan dan jawapan yang perlu diperolehi mengenai Kelemahan di antaranya ialah:
· Apa yang boleh diperbaiki?
· Apakan yang terburuk telah dilaksanakan?
· Apakah perkara yang perlu dielakkan?
· Adakah mempunyai hutang dan masalah aliran tunai?
· Adakah organisasi menghadapi masalah mengenai kewangan dan teknologi?
4.2.2. Pengukuran ini juga  perlu dilihat melalui  pandangan orang lain yang mungkin tidak dapat dilihat oleh pihak organisasi. Sebaik mungkin perlu berhadapan dengan Kelemahan secepat mungkin bagi memudahkan mencari jalan penyelesaian.
4.3. Peluang
4.3.1. Peluang adalah merupakan faktor yang berkaitan dengan perkara luaran atau faktor luaran organisasi. Elemen yang mempengaruhinya  sebahagiannya berkisar  mengenai politik, teknologi, ekonomi dan masyarakat. Persoalan dan jawapan yang perlu diperolehi mengenai Peluang di antaranya ialah:
· Adakah pasaran dan pelangan mempunyai daya tarikan?
· Apakah halatuju yang menarik perhatian?
· Adakah organisasi memasuki pasaran baru?
· Adakah organisasi  mempunyai teknologi terkini?
· Apakah perlu terbaik yang dihadapi oleh organisasi?
4.3.2. Peluang dapat diperolehi dan dimanfaatkan juga melalui perubahan pasaran dan teknologi, perubahan polisi kerajaan yang berhubungkait bidang organisasi, perubahan gaya hidup dan seumpamanya.
4.4. Ancaman
4.4.1. Ancaman seperti juga Peluang yang berkaitan aspek luaran yang dipengaruhi  dengan elemen  politik, teknologi, ekonomi dan masyarakat dan sebagainya. Persoalan dan jawapan yang perlu diperolehi mengenai Ancaman di antaranya ialah:
· Apakah persaing lakukan?
· Adakah perubahan teknologi menjejaskan keupayaan organisasi?
· Apakah Ancaman yang dihadapi?
· Adakah menghadapi masalah hutang dan aliran tunai?
· Adakah diperlukan perubahan terhadap spesifikasi perkhidmatan atau pengeluaran?
4.4.2.  Dengan membuat analisis terhadap Ancaman ianya mernberi gambaran lebih jelas mengenai  apakah keperluan yang perlu dilakukan dan meletakkan atau melihat permasalahan dalam perspektif yang betul.
4.5. Analisis Swot
Analisis SWOT perlu dilakukan meliputi bahagian yang menjadi punca kepada Kekuatan, Kelemahan, Peluang dan Ancaman. Lazimnya dalam  analisis SWOT dibuat mengikut jujukan, di mana analisis dibuat mengikut  faktor dalaman (Kekuatan (O) dan Kelemahan (W)) diikuti oleh faktor luaran (Peluang (O) dan Ancaman (T)).  Sementara melalui TOWS  (terbalikkan akronim SWOT) juga membuat kombinasi faktor baik diselang dengan faktor tidak baik.  Kedua-duanya dibuat analisis campuran dua faktor tanpa menyelesai atau menghabiskan sesuatu faktor terlebih dahulu, umpama menganalisis faktor baik terlebih dahulu iaitu Kekuatan, Peluang dan susuli dengan faktor kurang baik iaitu Kelemahan dan Kekangan.
Disaranakan perubahab analisis perlu dilakukan.  Perubahannya adalah mengenai turutan faktor yang dianalisis, dengan menganalisis faktor baik kesemuanya terlebih dahulu barulah diikuti oleh faktor kurang baik, iaitu dengan menggunakan akronim SOWT iaitu Kekuatan, Peluang, Kelemahan dan Ancaman (SOWT). Perubahan dalam susunan analisis ini dibuat adalah berkaitan rapat untuk memberi gambaran mengenai dengan faktor  lebih baik  dahulu bagi menuju ke arah pemikiran positif.   Pemikiran positif adalah yang mengiktirafkan, menghargai dan menggalakan ke arah kecantikan, kebaikan, memberi pertolongan dan memberi guna.
 
 
8. RUJUKAN DAN BAHAN BACAAN
· Martin, W.R (1989) Handbook On Marketing Vacational Education  Westerville: Ohio State Council on Vacational Education.
· Johnson, G., Scholes, K.,& Sexty, R.W (1989) Exploring Strategic Management. Scarborough, Ontario: Prentice Hall.
· Glass, N.M (1991):  Pro-active management : How to improve your management performance. East Brunswick, NJ; Nichols Publishing.
· Gorski, S.E (1991)  The SWOT Teams – Focusing on minorities. Community, Technical and Junior College Journal.
· Bartol, K.M. & Martin, D.C (1991), Management New York, McGraw Hill, Inc.
· Collett, Stacy -- Bussiness Plan Management ,Computerworld,07/19/99, Vol 33 Issue 29, p58,Ip.
· Siti Maimoon Kamso  (1992), Using The TOWS matrix in Strategy formulation, Kertas seminar dibentangkan di Seminar Science Operational Research 27-28 Julai 1992 di UTM.
· Berita Harian 26 March 1999 “ Terengganu Dan Pahang akan menjadi Karidor Industri Petrolium Negara” Kenyataan bersama Menteri Besar Terengganu dan Pahang.
· http://www.curs.hku.hk/itpolicy/download.htm
· http://www.indiadairy.com/ind_swot.html