NOTA RINGKAS MICROSOFT EXCEL
o Hamparan atau lembaran termasuk menggunakan teks, perhitungan dam manipulasi nombor serta carta.
o Program ini berguna bagi yang terlibat dengan banyak data, figure yang memerlukan pengiraan
o Membantu memudahkan kerja-kerja pengiraaan
o Program hamparan lain Lotus 123.
o Workbook - Fail dalam spreadsheet
o Menyimpan data yang dimasukkan dalam helaian kerja (worksheet)
o Boleh mengandungi lebih daripada satu helaian kerja
o Digunakan bagi memasukkan data dan membuat kerja-kerja pengiraan
o Terdiri daripada sel yag disusun mengikut baris(row) dan jalur(kolum)
o Penggunaan formula dalam membuat pengiraan dengan dimulakan tanda persamaan (=) dan diikuti dengan operasi matematik.
o Label(Terdiri dari teks dan terhad kepada 255 aksara)
o Nombor (Terdiri dari angka serta tarikh dan pengiraan boleh dibuat ke atas nombor data.)
o Formula (Merupakan operasi matematik)
o Program Excel yang dibuka akan memaparkan helaian kerja yang kosong berbentuk sel-sel
o Data perlu dimasukkan dalam mana-mana sel. Bagi memudahkan pengurusan disarankan supaya memulakan kerja di sel sebelah kiri bahagian atas helaian kerja.
o Bagi memasukkan data seterusnya tekan kekunci Arrow mana yang berkenaan atau klik mana sel yang berkenaan.
o Jika data panjang melebihi sel yang ada boleh diubah sel mengikut kesesuaian
o Save untuk menyimpan sesuatu kerja.
o Membantu untuk mengisi data mengikut turutan dan hanya perlu memasukkan nilai yang pertama sahaja. Bagi nilai seterusnya akan dimasukkan secara automatik.
o Klik sel yang hendak dimulakan autofill taip nombor yang hendak dimulakan>Enter>letakkan penunding di tempat asal(di dalam sel di mana nombor permulaan ditaip)>klik Menu Edit>Fill>Series>pada kotak dialog pilih kolum atau row>pada kotak step value taip nombor permulaan dan pada kotak stop value taip nombor akhir yang dikehendaki>OK
o Membolehkan anda memformatkan lembaran kerjayang lebih menarik mengikut kehandak anda
o Kerja-kerja format yang boleh dilakukan seperti memberi tajuk,menambah medan baru, penjajaran, corak kepada medan, tukar saiz dan warna teks, tentukan dapat perpuluhan, mengambungkan sel dan tukar nama helaian kerja.
o Klik sel yang berkenaan>taip tajuk yang dikehendaki
o
Proses blok: Klik sel (jangan lepas)di di sel berkenaan bawa
butang tetikus dalam sel yang dipilih dan lepas >perhatikan sel yang dipilih
dihitamkan kecuali sel yang pertama
Klik butang Merge and Center
|
|
||
o Letakkan penunding di sel yang berkenaan>klik Insert>pilih Row bagi baris atau column bagi kolum>OK
o Klik Format>Cells>Pattern>pilih colour dan pattern>OK
o Klik button kotak kombo font size>pilih saiz font>klik kotak kombo font color>pilih warna>OK
o Klik Format>Number>pilih mana yang dikehendaki pada kotak Category>OK
 |
o Kekuatan Excel adalah kebolehan untuk membuat pengiraandengan cepat dan tepat. Anda hanya perlu menggunakan formula begi tujuan ini.
o Operator pengiraan berdasarkan kepada formula berikut: campur (+), tolak (-), darab(*),bahagi(/) dan kuasa(^)
o Pembinaan formula misti bermula dengan tanda : =
o Formula yang boleh digunakan bagi
o Membuat pengiraan
o Memberi kategori dengan menggunakan kenyataan IF
o Analisis statistik
o Perubahan data asas akan mengubahhasil formula
o Susunan keutamaan pengiraan:
o Akan mengira nilai dalam kurungan terlebih dahulu
o Peratusan (%)
o Eksponen (^)
o Darab (*)
o Tambah (+)
o Tolak (-)
o Formula boleh dibina melalui cara manual atau pun menggunakan Fungsi.
o Klik sel yang bagi jumlah atau formula yang dikehendaki>taip = diikuti formula yang dikehendaki
o Formula boleh digunakan dengan menggunakan fungsi IF bagi mendapatkan data secara automatik berdasarkan kepada logic.
o Sekiranya anda memerlukan dimasukkan data secara automatik bagi markah 80-100 = A, 75-79=B+, 65-74=B, 50-64=C, 40-49=D dan bawah 40 =F boleh menggunakan IF. Caranya dengan meletakkan penunding di sel yang dikehendaki kemudian taip: nama sel(data yang telah dimasukkan) dan formulanya.
o Contoh: jika sel data A3:- =IF(A3>=79,"A",IF(A3>=75,"B+",IF(A3>=65,"B",IF(A3>=50,"C",IF(A3>=40,"D", IF(A3<40,"F"))))))
o Hati-hati dengan ) supaya jumlahnya bersamaan dengan (
o Fungsi adalah formula yang ditentukan dan disimpan dalam Excel. Terdapat ratusan fungsi yang ada dalam Excel.
o Sintaks Fungsi ialah : =Nama Fungsi
o Sebahagian contoh fungsi:
o Campur :=sum(nama sel awal:nama sel akhir) atau @sum(nama sel awal:nama sel akhir)
o Purata : AVERAGE :ATURCARA SAMA SEPERTI CAMPUR ,CUMA DITUKARKAN SUM KEPADA AVERAGE
o Klik di sel formula yang asal>klik butang kanan tetikus>copy>alih ke permulaan blok sel (destinasi) yang hendak disalin>Enter atau klik tetikus kanan>Paste
o Di antara mesej ralat formula
|
Kod Kesilapan |
Pengertian |
|
#DIV/O |
Formula cuba membahagikan dengan nilai kosong |
|
#N/A |
Formula merujuk kepada nilai yang tidak boleh didapati |
|
#NAME |
Formula mengandungi teks yang tidak difahami |
|
#NUM |
Formula silap menggunakan nombor |
|
#REF |
Formula mengandungi rujukan sel yang tidak sah |
|
#VALUE |
Formula merujuk kenyataan atau operator yang salah |
o Excel juga boleh membuat analisis statistik seperti Bilang(count), Jumlah(Sum), Min (Average), Sisihan Piawai (Standard deviation), Minimum, Maksimum.
o Klik mana-mana sel(bagi mengetahui jumlah)>klik butang Paste Function fx)
o Pada kotak dialog pilih Count (dalam function name)>OK>dalam kotak dialog Value pilih sel-sel yang hendak dibilang>OK
o Bagi lain-lain fungsi analisis statistik seperti Jumlah, sisihan piawaian aturcara lebih kurang sama Cuma pilih mana-mana yang berkenaan.
o Penyediaan carta boleh dilakukan dan Excel ada menyediakan Wizard Carta
o Diantara jenis carta di sediakan ialah Bar,Line,Pie, XY,Area dan Kolum
o Klik butang Wizard Carta(butang gambar carta)>pilih custom type>pilih jenis carta yang dikehendaki(dalam chart type)>pilih bentuk (dalam chart sub-type)>Next>klik Data range>masukkan data range yang diperlukan bagi membina carta>Next>taip nama carta>Next>pilih di mana carta hendak diletakkan>Finish
o Jika perlukan label petunjuk (legend) dalam carta, dalam sel bertentang perlu ditaipkan label petunjuknya terlebih dahulu. Contoh : petunjuk lelaki, perempuan. Jika tidak ditaip petunjuk ianya akan ditunjukkan sebagai bilangan nombor.
o Klik Carta>pilih Chart type atau chart option mana yang dikehendaki>OK
o Klik Chart>Location>as New Sheet>OK
o Pilih Kawasan Carta dengan mengkliknya mana-mana kawasan carta>pilih Format>pilih Selected Data Series>klik Font>pilih font >OK. INGATAN SELEPAS KLIK FORMAT PERKATAAN SELECTED DATA SERIES TIDAK AKAN KELUAR DAN MUNGKIN KELUAR ARAHAN LAIN BERGANTUNG KEPADA DI MANA ANDA KLIK KAWASAN CARTA.
o Excel juga berkemampuan untuk menapis rekod yang dikehendaki sahaja, umpamanya anda hanya perlu senarai pelajar yang gagal iaitu mendapat grade F sahaja atau A sahaja.
o Klik penunding pada sel(mana-mana pada kolum yang dipilih)>Klik Data>Filter>Autofilter>akan terpapar anak panah penapis pada sel yang paling atas dalam kolum berkenaan>klik anak panah dan senarai akan terpapar>pilih senarai yang dikehendaki>hasil tapisan akan terpapar.
o Untuk kembali ke data asal dalam senarai>klik anak panah penapis> pilih All.
o Klik anak panah penapis>klik (Top 10..)>terpapar kotak dialog (pilih Top atau Bottom)>tukar nombor mengikut yang dikehendaki>OK
o INGATAN KOTAK DIALOG TIDAK AKAN KELUAR APABILA DI KLIK (TOP 10..) DISEBABKAN SEL ITU ADALAH SEL YANG DIMASUKKAN FORMULA ATAU DATA SEL SELAIN DARIPADA NOMBOR
o Klik anak panah penapis>klik Custom>terpapar kotak dialog >Pilih Perbandingan yang dikehendaki> OK
o Klik mana-mana sel kolum yang hendak diisih>klik butang Sort (AZ|) atau (zA|) mana yang berkenaan>hasilnya akan terpapar.
o INGATAN JANGAN SESEKALI MEMILIH (BLOK) KESELURUH KOLUM KERANA EXCEL AKAN MENYISIH KOLUM ITU SAHAJA DAN BUKAN KESELURUHAN SENARAI. JIKA INI BERLAKU DATA ANDA TELAH BERUBAH DARIPADA DATA ASAL ATAU SEBENARNYA.
o Kerja-kerja mencetak boleh dilakukan:
o Bahagian tertentu sahaja
o Helaian kerja sahaja
o Keseluruha workbook
o Sebelum mencetak anda boleh preview terlebih dahulu untuk melihat hasil cetakan dan memboleh membuat Setup pada mukasurat, margin, header and footer dan juga helaian.
o Klik File>Print Preview atau klik butang preview cetak
o Pilih butang yang berkenaan terpapar di atas skrin
o Jika berpuashati klik>OK> Print