NOTA
RINGKAS Microsoft Access
o
Merupakan
program bagi pangkalan data
o
Konsep
Pangkalan data
o
Tempat
menyimpan maklumat seperti inventori, senarai gaji, senarai pelanggan, pelajar,
pekerja
§
Contoh
pangkalan data kad index atau kad telefon.
o
Guna pangkalan data Microsoft access
o
Menyisih
nama mengikut abjab
o
Mencetak
senarai nama pilihan
o
Mencipta
borang bagi memudahkan
o
Digunakan
untuk menyimpan data
o
Membuat
cari secara rambang
o
Laporan
o
Pengiraan
o
Menyaring
o
Membuka
dan menutup
o
Perkara
pertama ialah untuk membuka access (Komputer misti mempunyai program Access
biasa satu package semasa install windows)
o
Cara buka
program:
§
Menu
start
§
Submenu
program
§
Microsoft
access
§
Namakan
fail bagi pengkalan data
o
Cara
menutup program
§
Hanya
perlu klik pada tanda X dihujung bucu kanan atau
§
Pilih
file dan exit pada bar menu.
o
Istilah
penting
o
Jadual(Table)
o
Borang
(Form)
o
Pertanyaan(Query)
o
Laporan
(Report)
o
Rekod(Record)
o
Jadual(Table)
§
sebagai
laci umpamanya jadual stok, jadual pelajar
jadual pekerja mengandungi data seperti nama, alamat, kp,nombor telefon
dsbnya
§
setiap
jadual dicipta secara berasingan dan
disimpan dalam pangkalan data yang sama jika ianya berkaitan contoh jadual
senarai pelanggan hotel, jadual tempahan, jadual bilik.
§
Dalam
jadual perlu didifinasikan semua field dan jenis data untuk setiap field yang
dimasukkan,
§
Data
boleh terus dimasukkan dalam jadual.
o
Borang
(Form)
§
Salah
satu lagi kaedah untuk memasukkan data dalam pangakaan data dalam satu skrin
yang khusus
§
Sama
seperti borang cetak bagi memudahkan memasukan data
§
Data yang
dimasukkan secara automatik ditempatkan dalam jadual
§
Sebarang
perubahan dalam borang akan dipaparkan secara automatik dalam jadual
§
Maklumat
yang dimasukkan boleh dilihat dalam bentuk jadual atau borang
o
Pertanyaan(Query)
§
Membantu
mencari maklumat tertentu dalam lebih daripada satu jadual
§
Boleh
memilih medan-medan tertentu yang dikehendaki
§
Boleh
menapis maklumat tertentu yang dikehendaki mengikut syarat-syarat yang
dikehendaki
§
Boleh
digunakan untuk mempamirkan, menukar dan menganalisis data
§
Query
juga sebagai sumber untuk menyediakan borang dan laporan
§
Boleh
dapatkan data yang spesifik
o
Laporan
(Report)
§
Maklumat
dalam borang boleh dicetak mengikut keperluan
§
Boleh
membentang data dalam format cetak.
o
Rekod(Record)
dan Medan(Field)
§
Mengandungi
data untuk individu dan objek
§
Disimpan
dan disusun mengikut corak tertentu
§
Setiap
maklumat dalam rekod seperti nama, nombor telefon dikenali sebagai medan
o
Membentuk
Pangkalan Data Baru
§
2 cara :
Blank Database atau Database Wizard
§
Blank
Database
o
Memilih
sendiri
o
Bebas
menentukan rekabentuk dan kandungan
§
Database
Wizard
o
Memiih
Template yang sedia ada
o
Akan
dipandu pada setiap peringkat
§
Cara membina Pangkalan Data
§
Klik Start > Blank database >Ok > taip nama fail pangkalan data
§
Tutup pangkalan data dengaan klik menu file>exit.
o
Mencipta
Jadual(Table)
§
Buka fail
pangkalan data > klik Start>program>Microsoft Access.>fail pangkalan
data yang sedia ada
o
Mulakan
bina Jadual
§
Klik
Table>New>Design View> OK
§
Taip nama
jenis Data untuk setiap Field >save nama fail jadual
o
Masuk
data
§
Klik
Table>klik Fail Jadual>Open> masuk data>save
o
Bentuk
Form
§
Klik tab
Form>New>Form wizard>pilih Medan
yang hendak dimasukan dalam borang>next>next>pilih style>namakan
borang>finish
§
Ingatan :
bagi medan yang tidak diperlukan kemasukkan data tidak perlu dimasuk dan menjadi
borang contoh medan yang secara automatik dimasukkan data umpamanya medan yang
berdasarkan pengiraan,
o
Merekabentuk
dan Ubahsuai Borang
o
Untuk
mengaalih lokasi
§
Pastikan
paparan Borang dalam Design View
§
Blok dan
drag
o
Mengubahsuai
bagi memasukan maklumat tajuk dsb
§
Pastikan paparan borang dalam Form View
§
Klik Form>fail borang>design>view>toolbox>Aa>drag buat
textbox pada kolum yang hendak ditaip
§
Untuk dapatkan toolbox klik tetikus sebelah kanan
o
Cipta
button command
§
Buka toolbox(klik sebelah kanan tetikus)
§
Klik button
command>.lihat categories and action
§
Pilih mana yang berkenaan.>finish
o
Cipta
kotak combo
§
Tujuan
o
Mudah
memasukan data hanya perlu klik sahaja
o
Sesuai
untuk medan yang mempunyai pilihan terhad seperti jantina, taraf perkahwinan,
Agama dsbnya,
§
Cara
Cipta
o
Pasti
borang berada dalam DESIGN VIEW
o
Letak
kursor pada kotak yang dipilih>klik tetikus kanan> change to>combo
box>klik tetikus kanan>properties>Row Source type>Value
list> Row source>taip eg. Lelaki;perempuan( guna ; untuk asingkan.>
view pada toolbox
o
Formula dalam pangkalan data
§
Membolehkan
membuat pengiraan
§
Formula
dibentuk berdasarkan medan yang disediakan
§
Tidak
perlu membuat pengiraan secara manual
§
Contoh
pengiraan seperti mengira markah bagi menetukan gred pelajar
o
Cara membuat formula
o
o
Klik kotak medan yang dikehendaki (contoh medan jumlah) pada pada
kedudukan form(borang)
o
Letak kursor pada medan jumlah dan klik sebelah kanan
tetikus>properties>Klik kotak control souce pada luar sebelah kanan
kotak.> dapat lihat tanda tiga titik
o
Klik tanda 3 titik>hapus teks jumlah gantikan dengan
ujian1+ujian2+ujian3(formula yang dikehendaki)>klik OK
o
Ingatan: anda boleh menggunakan tanda seperti campur atau medan untuk
dimasukkan dalam dialog expression builder )
o
Secara automatik data dalam medan jumlah akan dimasukkan.
o
Mencari rekod
o
Boleh
mencari rekod mengikut kriteria yang ditetapkan . Kemudahan button command di
Form Footer di borang.
o
Cara mencari rekod.
§
Buka
borang klik button command (gambar teropong) cari rekod>terpapar kotak
dialog>taip apa yang hendak dicari di ruang Find What.
§
Kalau nak
replace tekan button replace >taip difind dan taip direplace
§
Boleh
juga guna button Edit
o
Menyusun rekod
o
Rekod yang
dimasukkan tanpa tersusun akan dapat disusun
o
Susunan
boleh secara menaik (ascending A-Z atau 1-10)
atau menurun decending (Z-A atau 10-1)
o
Susunan
data boleh dilihat dalam Form View atu Datasheet View
o
Dalam
Datasheet view lebih jelas.
o
Menyaring (filter)Rekod
o
Jumlah rekod kekadang besar , rekod yang diperlukan hanyalah rekod-rekod
tertentu sahaja bagi sesuatu masa boleh di saringkan rekod yang hendak digunakan
sahaja
o
Boleh dilakukan 2 cara saringan mengikut pilihan (terhad satu field
sahaja) dan mengikut borang.
o
Cara Mengikut pilihan
§
Buka
borang > pergi mana-mana rekod>klik rekod dikehendaki
§
Cara mengikutborang
Buka
borang >tewkan
button Filter (gambar macam tempat nyala obor ada 3 button)>borang kosong
akan terpapar
o
Query
o
Lebih baik daripada tapis
o
Boleh
ambil maklumat daripada jadual
o
Boleh
beri tumpuan kepada set data yang diperlukan
o
Boleh
guna Query Wizard dan tanpa Wizard
o
Cara Query tanpa Wizard
§
Klik tap
Query>terpapar kotak dialog>create query
in design view>pilih nama fail>add> close show table>klik file dalam
kotak maklumat(double klik)> TAIP DI KOTAK Kriteria yang
dikehendaki>klik view
o
Cara Query Wizard
§
Klik tap
Query>terpapar kotak dialog>letak kursor dekat create
query using wizard > new >simple query wizard> medan yang hendak
dipaparkan 2X >masuk pertanyaan yang diperluakan>next>finish
§
Klik
symbol buku(bawah tool file (disebelah kiri)>pilih data sheet view
untuk melihat keputusan carian.
o
Report (laporan)
o
Laporan berdasarkan
§
Design
view
§
Report
wizard
§
Auto
report
§
Chart
wizard
§
Label
wizad
o
Mencipta auto report
o
Buka
pangkalan data
o
Dalam bar
objek klik button report>new>auto report>nama jadual atau
pertanyaan>OK
o
Mencipta
laporan secara wizard
o
Buka
pangkalan data
o
Dalam bar
objek klik button report>report wizard>next …next