1. PENGENALAN
1.1 Definisi Pengurusan Projek
1.1.1 Projek didefinisikan sebagai suatu  rancangan yang diurus atau ditadbir yang melibatkan manusia,bahan dan sumber kewangan bagi memikul atau bertanggungjawab melaksanakan speksifikasi serta skop kerja dalam lingkungan kekangan masa serta kos bagi mencapai suatu perubahan menguntungkan yang dinilai melalui kuantiti dan kualiti. Projek adalah gabungan diantara pengurusan dan bahan-bahan. Projek wujud dengan permulaan dan mempunyai matlamat,memerlukan bahan-bahan,pengurusan dan berhubungkait antara satu sama lain.
1.1.2 Pengurusan projek adalah didefinisikan sebagai gabungan diantara peralatan,manusia,bahan,sumber dengan teknik kemahiran saperti penggunaan PERT,carta GANNT dan lain-lain teknik pengurusan serta kaedah pengawalan pengurusan.
1.1.3 Sistem maklumat pula mengikut Zwass (1998) “An information system is an organized set of components for collecting,transmitting,storing and processing data in order todeliver information for action”.
1.1.4 Pengurusan sistem maklumat adalah menguruskan semua yang berkaitan dengan teknologi maklumat saperti operasi, teknologi,bahan,projek,data, sumber, tenaga manusia dan lain-lain yang berkaitan.

2. PUNCA KEJAYAAN DAN KEGAGALAN PROJEK SECARA AM
2.1 Secara amnya kejayaan dan kegagalan projek  banyak bergantung keberkesanan pengurusan yang berhubungkait dengan projek yang dilaksanakan. Bagi mencapai pengurusan berkesan perlu dilaksanakan dan mengambilkira faktor-faktor  pendekatan yang dapat menuju atau menghala ke arah kecermelangan. Faktor-faktor secara amnya yang perlu dilihat dan diambilkira antara lainnya saperti berikut:
2.1.1 Komitmen Dari Semua Peringkat
Komitmen mestilah bermula dari pengurusan atasan/kanan disokong oleh semua yang terlibat dalam organisasi mahupun di luar organisasi.
2.1.2 Pemantauan  Berterusan.
Memandangkan bahawa kecacatan boleh wujud di semua fasa samaada di peringkat perancangan,pelaksanaan sehingga ke peringkat projek disiapkan, pemantauan secara tetap  dan berjadual guna untuk membuat pembetulan bagi memastikan projek berjalan saperti dikehendaki atau dirancangkan.
2.1.3 Ketepatan Pemilihan Pengurus Projek
Pemilihan atau pelantikan pengurus projek mestilah dilantik dari kalangan mereka yang berpengalaman dan boleh memikul tanggungjawab serta bersesuai dengan keperluan semasa.
2.1.4 Pendekatan Bersepadu.
Pasukan projek dan semua orang yang terlibat mestilah bekerja dalam satu pasukan serta mempersetujui dan memahami objektif dan keputusan yang telah dicapai tanpa membelakangkan keputusan yang telah dicapai. Disamping itu juga akan  mengendalikan urusan secara bersama.
2.1.5 Pendekatan Metodologi Pengurusan.
Menggunakan metodologi formal  bukan sahaja dapat memberi panduan dalam membuat analisis tetapi juga dapat membantu dalam kemajuan merangka keberkesanan pengurusan strategi.

2.1.6 Kepekaan Keadaan Sekeliling
Perkara yang perlu diberi perhatian juga ialah mengenai budaya, system ganjaran, perhubungan, peraturan, gunatenaga dan motivasi.

3. PEMILIHAN PENGURUS PROJEK
3.1 Sebelum perbincangan selanjut mengenai apa yang patut dilakukan oleh pengurus projek bagi memastikan kejayaan yang patut dilakukan adalah lebih baik dilihat sudut pemilihan pengurus projek serta pengetahuan dan apa yang  patut dilakukan oleh pihak pengurusan dalam pemilihan pengurus projek serta keperluan pengetahuan yang perlu ada bagi seseorang pengurus. Umumnya diketahui bahawa terdapat banyak kekangan yang mempengaruhi pemilihan kesesuaian terhadap pengurus projek. Di sini akan dibincangkan mengenai beberapa kekangan yang wujud.
3.1.1 Kekurangan Pengurus Projek  Yang Berkelibar Di Pasaran
Walaupun ramai yang mendakwa sebagai seorang pakar atau mahir dalam ringkasan biodata semasa memohon jawatan  tetapi kebanyakannya mungkin hanya mempunyai pengalaman dan kemahiran dalam satu bidang pengurusan projek atau dapat mengatasi orang lain dalam satu bidang tetapi tidak keseluruhan atau kebanyakan bidang pengurusan projek. Mungkin mereka mempunyai  kelebihan dalam latihan,pengurusan dan segala-galanya dalam pengurusan projek tetapi kemahirannya tidak dikemaskini serta tidak memenuhi kehendak pengurusan projek semasa. Sungguhpun begitu  tidak semestinya seorang pengurus projek memberi tumpuan keseluruhannya kepada aliran pengurusan moden kerana terdapat juga pengurusan ala tradisonal  masih lagi penting dan boleh digunapakai.

3.1.2 Keupayaan Pengajian
Bagi mendapatkan seseorang pengurus projek yang serba boleh memerlukan tawaran gaji yang tinggi dengan mereka yang kurang berpengalaman. Mereka juga membuat tuntutan yang tinggi berdasarkan pengalaman dan pengetahuan mereka. Jika kekangan wujud berkaitan dengan kewangan maka tiada pilihan terpaksa memilih pengurus projek yang hanya mampu dibayar gaji walaupun perkhidmatan yang diperolehi daripadanya tidak saperti yang dikehendaki. Lebih  malang lagi jika khidmat yang diperolehi tidak mencapai piawai yang dikehendaki.
3.1.3 Langkah Pemilihan Pengurus Projek
3.1.3.1 Bagi memilih pengurus projek langkah yang utama perlu dilakukan adalah dengan mengadakan temuduga bukan berdasarkan biodata ataupun  kerana kenalan atau mempunyai “cable” dengan pihak pengurusan. Satu lagi pemilihan yang perlu dielakkan hanya semata-mata berdasarkan cadangan atau saranan daripada pihak yang berpengaruh sedangkan calun berkenaan adalah “underqualified” untuk jawatan berkenaan. Walaupun begitu saranan dari pihak tertentu ada juga kalanya merupakan salah satu asas permulaan bagi mendapatkan calun tetapi yang perlu diberi perhatian ialah tapisan mengenai kelayakan calun berkenaan perlu dilaksanakan dengan tepat.

3.1.3.2 Perkara atau persolan yang perlu diambilkira semasa pemilihan  ialah gabungan diantara pengalaman,pengetahuan,sikap,kebolehan, kecerdasan adalah punca utama menuju kearah kejayaan .

4 SKOP
4.1 Faktor kejayaan dan kegagalan pengurusan projek akan lahir atau wujud dari segenap sudut yang berhubungkait dengan projek itu sendiri. Ianya berlaku dari sudut pengurusan projek,pengurus projek, perancangan, pelaksanaan dan lain lain aspek yang berkaitan. Bagi tujuan perbincangan  ini faktor  kejayaan projek akan difokuskan hanya kepada kejayaan berdasarkan kepada perkara yang berkaitan dengan  pengurus projek.

5 FAKTOR KEJAYAAN PENGURUS PROJEK
5.1 Pengetahuan Asas Yang Perlu Dimiliki
Organisasi mempunyai banyak pilihan untuk menggunakan metodologi dalam melaksanakan pengurusan projek. Banyak terdapat penggunaan metodologi yang digunakan tidak tepat,menyeleweng dan tidak mengambilkira kehendak metodologi itu sendiri dan tidak kurang pula yang memusnahkan metodologi itu sendiri. Dalam hal ini kejayaan projek berkenaan banyak bergantung kepada pengurus projek dalam merancang,memilih,menyelenggara metodologi dan mengambil faktor-faktor dalam pengurusan risiko. Oleh yang demikian aspek yang perlu dilihat berkait dengan pengurus projek adalah saperti  persediaan menjadi pemimpin atau pengurus projek,pengetahuan asas yang perlu dimiliki,bagaimana untuk mengurus dan lain-lain faktor yang mempunyai hubungkait dengan pengurusan saperti persekitaran,hubungan kemanusiaan, kecekapan,keberkesanan dan lain-lain. Dalam kesempatan yang terhad ini perbincangan akan difokuskan kepada persediaan untuk menjadi pengurus projek,pengetahuan asas yang diperlukan oleh seseorang pengurus projek dan cara pengurus mengurus.
Di antara sebahagian daripada pengetahuan asas yang perlu dimiliki oleh seseorang pengurus bagi menentukan kejayaan dalam perbincangan ini dibahagikan kepada tiga peringkat peringkat pertama atau asas,pertengahan dan tertinggi. Peringkat asas adalah berkaitan mentadbir dan membuat pemilihan dan menggunakan teknik atau alatan pengurusan. Peringkat pertengahan pula ialah membuat laporan,pemantauan projek,pengumpulan,perkongsian dan menggunakan data, Sementara peringkat tertinggi pula ialah berkaitan dengan mengawal perbelanjaan, berurusan dengan pelanggan,mendalami dan menggunakan sepenuhnya pengetahuan dan kemahiran dalam perundingan.
5.1.1 Peringkat Pertama
5.1.1.1 Memahami Objektif Organisasi/Projek
Perkara pokok yang perlu diketahui oleh pengurus projek ialah objektif organisasi dan projek itu sendiri. Kegagalan memahami dan mengenalpasti objektif  adalah diantara punca utama kegagalan sesuatu projek. Ianya diibaratkan seorang kapten kapal yang mahir mengendalikan kapal tetapi tidak mengetahui ke mana arah tujuan yang hendak dituju.Akibatnya kalau berjalan pun tanpa halatuju yang mana lebih baik daripada berlabuh sahaja tidak merugikan tenaga,perbelanjaan dan masa.
5.1.1.2 Membuat Perancangan
Membuat perancangan adalah sesuatu kemistian terutama dalam pengurusan projek  sistem maklumat  bagi memastikan supaya segala masalah yang akan timbul berkaitan dapat diminimumkan dan diatasi. Kepentingan perancangan disebut oleh Steven Alter (1998) “A project palan is especially important in IS project because unanticipated technical an organization problem often arise. At minimum , having  a plan helps the impact in indentifing suprises dan evaluatingtheri impact”.
 
 

5.1.1.3 Mentadbir Dan Membuat Pemilihan
Bagi mentadbir dan membuat pemilihan keutamaan diseimbangkan juga dengan janji bila projek berkenaan dapat dilkemukakan atau disiapkan. Kebanyakan kesilapan pengurus dalam membuat kerja-kerja mentadbir, mengurus dan membuat pemilihan ialah dengan mengambil jalan mudah dan singkat dengan tidak membuat perancangan yang teliti dan memahami dengan perjalanan atau susunan keutamaan proses teknik yang perlu digunakan.
Akibat dari itu mereka gagal untuk menjimatkan masa,gunatenaga dan perbelanjaan. Mengurus bukan hanya berkisar kepada projek  itu secara fisikal tetapi juga melibatkan pengurusan masa,gangguan yang tidak diundang saperti panggilan mesyuarat oleh pihak pengurusan atasan secara ad-hoc dan masalah kelewatan menerima bekalan. Oleh itu jika terdapat  bahagian tugas dapat dilakukan terawal masa,maka masa yang dijimatkan haruskan diambilalih dengan sertamerta oleh proses berikutnya.
5.1.1.4 Penggunakan Teknik Atau Alatan Pengurusan.
Dalam menggunakan dan memahami teknik pengurusan saperti  Critical  Parth Method  (CPM), System Development Life Cycle (SDLC), carta GANNT dan lain-lain teknik perlulah diketahui dan difahami serta apa yang perlu dielakkan daripada melakukan kesilapan. Kesilapan yang besar ialah tidak dapat mentafsirkan atau menganalisis dengan tepat data atau output  yang diperolehi dari teknik-teknik tersebut. Lebih malang lagi tidak memahami secara terperinci kegunaan dan di mana teknik-teknik tersebut digunakan yang mengakibatkan digunakan pada tempat dan keadaan yang tidak tepat. Dengan itu sudah tentu keputusan yang dibuat  tidak tepat dan projek akan gagal.
 

5.1.1.5 Pemantauan Projek
Pengurus projek bertanggungjawab dalam membuat pemantauan  dekat dan terperinci. Ini termasuk mengukur kualiti dan juga pemantauan kemajuan projek berkenaan. Oleh itu perlu membahagikan masa yang secukupnya dalam pengurusan projek,menjalankan kerja rutin harian dan kerja-kerja pemantauan.
Pemantauan bukan sekadar ke atas perjalanan projek itu sendiri tetapi juga terhadap orang bawahan yang terlibat dalam pasukan. Pastikan mereka menjalankan kerja yang telah dirancangkan dengan betul dan tepat. Dalam keadaan ini pengurus perlu mempunyai bidang kuasa dan bijak untuk menggunakan saluran tertentu jika sekiranya ianya di luar bidang kuasanya.
Membuat jangkaan atau telaah mengenai ketepatan menyediakan kerja saperti yang dirancangkan juga merupakan sebahagian daripada bidang pemantauan.Kemungkinan jangkaan dibuat selalunya optimis tetapi yang yang penting belajr dir kesilapan dan pengalaman yang lepas supaya tidak melakukan kesilapan yang sama berulangkali.
5.1.2 Peringkat Pertengahan.
5.1.2.1 Membuat Laporan,Pengumpulan Dan Menggunakan Data
Dalam mengemukakan laporan perkara pokok yang perlu diambilkira bukan sekadar betul,tepat dan releven data berkenaan tetapi juga diambilkira kepada siapa laporan dikemukakan dan tahap pemahaman penerima laporan itu untuk difahami. Sebaik-baik cara laporan ialah yang mudah difahami oleh semua berpingkat . Tidak guna membuat laporan menggunakan teknologi canggih dan bahasa yang sukar difahami oleh kumpulan sasar.
Tahap kerahsiaan laporan juga perlu diambilkira kerana tidak semua laporan boleh didedahkan kepada semua orang. Perlu diketahui dan dibuat pengasingan bagi mana-mana laporan serta jika perlu diklasifikasikan laporan tersebut saperti umum,terhad,sulit dan rahsia.  Penyimpanan juga mestilah dilakukan ditempat yang selamat.
5.1.3 Peringkat Lanjutan
5.1.3.1 Pengurusan Tabung Perbelanjaan
Kegagalan atau pembatalan projek banyak juga dipengaruhi oleh masalah kekurangan kewangan atau pembiayaian. Pengurus perlu tahu dan berupaya untuk mendapatkan pembiayaan projek yang mencukupi. Tidak berGanntung kepada janji atau hanya memohon untuk diuntukkan sahaja tetapi dipastikan bahawa ada dana yang tersedia untuk dibelanjakan apabila diperlukan.
5.1.3.2 Berurusan Dengan Pelanggan
Pengurus projek tidak akan dapat mengelakkan diri daripada berurusan dengan pelanggan,samaada pelanggan luaran atau dalaman. Oleh itu kebijaksanaan berurusan dengan pelanggan bukan sahaja dapat memenuhi kehendakan pelanggan tetapi boleh membuat pelanggan sebagai itu sebahagian daripada pembantu kepada pengurus berkenaan. Sebelum mendapatkan sokongan yang padu daripada pelanggan sudah pasti kita perlu memenangi hati mereka. Di sini perlu seseorang pengurus menyelesaikan pertelingkahan yang wujud dengan baik seboleh–bolehnya menyelesaikan dengan keputusan  tiada siapa yang rugi tetapi kedua-dua pihak untung. Kefahaman mengenai bagaimana menghormati orang lain akan memberi kelebihan dalam kerjaya.
5.1.3.3 Mendalami Dan Menggunakan Sepenuhnya Pengetahuan
Bagi mengendalikan atau mengurus projek sesorang perlu mendalami dan menggunakan sepenuhnya adunan kemahiran,pengalaman dan ilmu pengetahuan. Disamping itu dapat membuat telaah akan sesuatu perkara yang akan berlaku serta mengadakan beberapa alternatif penyelesaian  disamping dapat memilih alternatif yang terbaik. Pengurus juga harus memahami dan dapat menyelesaikan mengenai risiko pengurusan yang sedang dan akan dihadapi.
5.1.3.4 Kemahiran Dalam Perundingan.
Dalam pengurusan projek terdapat banyak cara bagi membuat dan menerima tawaran yang memerlukan seninya. Pengurus projek haruslah menonjolkan diri dalam proses tawar menawar dan dapat menerima dan diterima dalam perbincangan atau lebih dikenali sebagai konsep win/ win.
Bagi menghadapi konsep atau proses tawar menawar beberapa aspek perlu diberi perhatian saperti membuat persediaan rapi,meyediakan beberapa alternatif,membuat analisis untung rugi,seboleh-bolehnya bertindak berkecuali,jelas dengan objektif perbincangan,elakkan membuat perdebatan. Kemahiran dalam perundingan sesuatu yang perlu dipelajari dan diamalkan.
5.1.3.5 Buktikan Kejayaan Projek
Perlu diingat bahawa projek belum dianggap selesai selagi tidak dibuktikan semua matlamat telah dicapai. Pengurus projek tidak harus merasa segan untuk menyatakan  projek yang dilaksanakan telah selesai tetapi tidak mencapai matlamat atau objektifnya.Pengurus perlu memberi gambaran yang sebenar supaya ianya dapat diperbaiki atau ubahsuai bagi mengelakkan pembaziran berlaku.
 

6. PANDANGAN DAN ULASAN
6.1 Keupayaan teknologi maklumat saperti telekomunikasi, rangkaian,komputer peribadi serta sumber  maklumat  membolehkan pengurus mengurus organisasi secara lebih berkesan  berbanding dengan pengurus di masa lalu. Sungguhpun begitu teknologi maklumat  menghidang kepada pengurus beberapa cabaran dimana sumber-sumber informasi tidak lagi  cabang yang berlainan yang memerlukan kepakaran dan dipertanggungjawabkan kepada orang lain tetapi telah menjadi tanggungjawab kepada pengurus. Walaupunbegitu cabaran dan implikasi informasi teknologi kepada pengurusan membantu operasi urusniaga secara global.
6.2 Sistem informasi tidak akan memberi faedah  jika tidak diuruskan dengan baik, betul dan cekap malah ianya menimbulkan masalah kepada organisasi. Jika ianya tidak digunakan secara berkesan, cekap dan secara ekonomik secara global.
6.3 Kebanyakan organisasi hanya menganggap telah menggunakan informasi teknologi apabila sekadar menggunakan system pengkomputeraan dalam proses harian saperti menaip. Ianya berkesan apabila digunakan bagi sebagai sumber sokongan bagi proses membuat keputusan,inovasi bagi mendapatkan keuntungan dalam persaingan.
6.4 Keefisenan informasi tidak wujud jika masih mempunyai rekod masalah berkaitan dengan kekerapan berlaku kelewatan,system yang tidak serasi,tiada intergasi data dan juga banyak terdapat kerja-kerja tertunggak.
6.5 Dari sudut pengukuran berkait dengan faktor ekonomik pula, teknologi maklumat tidak dianggap sebagai ekonomik apabila kosnya meningkat secara mendadak berbanding dengan lain-lain kos walaupun kos sebahagian besar sesuatu proses menurun. Ia dianggap sebagai ekonomik apabila secara keseluruhan atau purata kos menurun.
6.6 Kejayaan organisasi dalam system informasi adalah pendedahan asasnya ialah gabungan diantara system prestasi yang dipanjangkan dan penglibatan yang bermakna dari seluruh yang terlibat dari pengurus hingga ke pengguna akhir.
6.7 Pengukuran kejayaan sesuatu projek adakalanya dibuat berdasarkan projek itu dijalankan yang pertama,terbaru,rekaan baru dan seumpamanya. Pengiktirafan telah diberi tanpa membuat berbandingan atau ketetapan piawaian. Apabila piawaan ditetapkan bagi pengukuran kejayaan,kadangkala terdapat projek yang telah diiktirafkan berjaya tidak memenuhi atau mencapai minimum piawaian ukuran kejayaan. Oleh itu sebelum sesuatu pengiktirafan diberi,perlulah dipastikan kriteria telah ditepati sekurang-kurangnya ada piawaian minimum bukan berGanntung kepada yang projek terawal,terbaru dan rekaan baru semata-mata.
6.8 Mengurus projek yang pembiayaan kewangan yang tidak mencukupi memenuhi minimum perbelanjaan  akan menjadi sia-sia. Ini kerana bukan sahaja projek itu akan gagal,jika pun berjaya dilaksanakan akan menyebabkan banyak terpaksa dikorbankan terutama dari sudut kualiti dan lebih parah lagi ianya tidak dapat digunakan dan memberi beban  serta masalah terhadap penggunaannya.
6.9 Pengurusan teknologi maklumat mempunyai Implikasi teknologi maklumat ke atas pengurus dan organisasi.Jesteru itu pengurus perlu mengenalpasti bagaimana teknologi maklumat memberi kesan kepada pengurus dan organisasi, masalah prestasi system informasi dapat diselesaikan dengan pengurusan dalam perancangan system informasi,bagaimana teknologi maklumat memberi kesan kepada struktur dan aktiviti organisasi,bagaimana konsep dimensi utama sumber informasi dan kesan terhadap fungsi,bagaimana beberapa cabaran berkait dengan kebudayaan,politik social ekonomi yang dihadapi oleh pengurus dalam pengurusan teknologi maklumat juga bagaimana kesan  teknologi maklumat terhadap arahaliran perniagaan dalam organisasi antarabangsa. Dengan mengenalpasti beberapa perkara-perkara yang perlu diambilkira kesan daripada penggunaan aplikasi informasi teknologi yang disebut di atas  sudah pasti ianya dapat mengurangkan kadar kegagalan dalam pengurusan projek .
 
 

7 Penutup
Perkara yang perlu diingat dan diambilkira bahawa untuk menjadi seorang pemimpin yang baik dan berjaya mestilah juga menjadi pengikut yang baik juga. Sebagai pemimpin perlu menunjukan teladan yang baik kerana ianya menjadi cermin dan contoh ikutan oleh orang yang dipimpin.  Cuba membina keyakinan dan diakui oleh orang lain.Disamping itu perlu bersikap adil,fleksibil,etika kerja serta senantiasa  mempunyai pelan kontigensi. Faktor kejayaan kritikal adalah berdasarkan masa,penjadualan, manusia,perancangan, perkakasan, anggaran perbelanjaan dan akhirnya komunikasi. Sesungguhnya kita bukan tidak berpeluang untuk berjaya tetapi gagal untuk mengenali peluang untuk berjaya. Akhirnya untuk berjaya buat sesuatu betul pada kali pertama dan selamanya.
 

Rujukan Dan Bahan Bacaan
 

1.  Zwass(1998) Foundation Information System  McGraw Hill International Editon.
2. Steven Alter (1998) Information System – “A Management Perpective” Addison Wesley Longman Inc 2nd editon
3. D Kroenke (1989) Management Information System McGraw Hill
4. Gomez, L.K(1998), Managing Human Resources Second Edition. Oren Hall.U.S.A
5. Fisher.Kimball (1993). Leading Self – directed Work Team : A Guide to Development New Team Leadership Skill. Mc Graw Hill, New York
6. http://www.clair.ait.ac.th/theses/thailand/th085.htm
7. http://www.projectlearning.com/project-management/habit1.htm
8. http://www.mindconnection.com/library/business/projectmanagement.htm