o      NOTA RINGKAS MICROSOFT WORD

1         Pengenalan

o      Program popular bagi proses perkataan

o      Digunakan untuk menaip dokumen, laporan, surat , artikel dan sebagainya

o      Fungsi menaip sebagaimna mesin taip

o      Boleh menyemak ejaan

• Mengatasi lain-lain program seperti Wordperfect, Wordstar, Word Pro

2         Memulakan Word

o      Button start>programs>Microsoft word/Microsoft office  atau klik di desktop jika telah dibuat shortcut.

3         Mengenali Skrin Word

o      Banyak persamaan dengan program Window yang lain

o      Mengandungi Bar Tajuk,Bar Menu, Bar Alatan, Bar Pemformatan, Pembaris, kawasan Teks.

4         Menyemak Ejaan dan Nahu

• Secara automatik
• Perkataan yang salah ditanda merah berombak dan salah nahu ditanda hijau berombak. Word pada asasnya berfungsi untuk menyemak dalan bahasa Inggeris
• Boleh juga menyemak dalam bahasa Malaysia  tetapi perlu memasukkan program DEWAN EJA –ada jual pasaran.
• Untuk tidak mahu ditanda dengan merah da hijau berombak, guna arahan berikut: klik menuTools>Options>spelling & Grammar>pada check as you type  dan kotak check grammar as you type hilangkan tanda / (right)

5         Menaip dan Menyimpan Dokumen

• Buka program Microsoft Word>taip dokumen dan simpan (file>save as>taip nama dokumen yang dikehendaki>enter
• Anda boleh meletakan password untuk dokumen anda dengan cara > save as>taip nama fail>Tools>general option>dalam kotak password to open taip PIN>OK>retype PIN>OK. Nota anda perlu mengingati PIN untuk membuka dokumen tersebut.

6         Membuka Dokumen

• Dokumen dibuka semula bagi beberapa tujuan diantaranya:

o      Membuat rujukan, menyambung semula, prose mengemaskini, rujukan dll.

• Membuka Fail yag telah di Save

o      Klik menu file>open>taip nama fail dalam kotak dialog atau browse dalam menu file > open

7         Menyunting Teks

• Kerja-kerja menyunting teks seperti hapus atau potong, tampal, selit, memindah
• Cara untuk pilih(block)

o      Letak klik titik sisipan pada permulan bahagian yang dipilih untuk block>tekan tetikus sebelah kiri(jangan lepas)>heret ke hingga akhir bahagian yang dikehendaki atau

o      Kombinasi button klik dengan SHIFT – ini sesuai untuk memilih  bahagian yang panjang.

7.1       Hapus

o      Pilih (block) aksara,perkataan.ayat atau mana-mana bahagian yang hendak dihapus>tekan button delete pada kekunci atau klik edit>cut

7.2       Salin

o      Pilih (block) aksara,perkataan.ayat atau mana-mana bahagian yang hendak disalin>klik edit>copy>bawa titik sisipan ke tempat yang hendak dimasukkan salinan>klik edit atau klik tetikus sebelah kanan>paste

7.3       Menambah Perenggan Baru

o      Bawa  titik sisipan di permulaan perenggan baru yang hendak dicipta>klik tetikus>tekan Enter

7.4       Menambah ayat

o      Bawa titik sisipan di permulaan ayat baru ke tempat yang hendak masukkan ayat>klik tetikus>taip perkataan

7.5       Pembetulan salah eja

o      Klik butang kanan tetikus pada perkataan yang hendak dibetulkan>terpapar pop menu dan pilih ejaan yang betul (ingatan |: ini terpakai kepada ejaan bahasa Inggeris sahaja.. kecuali anda memasukkan program DEWAN EJA ianya barulah boleh digunakan untuk bahasa Malaysia.

7.6       Cari dan Ganti

o      Klik  Edit>replace>taip perkataan asal yang hendak dicari pada kotak Find what>taip perkataan baru hendak diganti di dalam kotak Replace with > with>klik Replace (untuk menganti kesemuanya klik Replace All)

7.7       Potong dan Tampal

o      Pilih (block) aksara,perkataan.ayat atau mana-mana bahagian yang hendak dihapus>edit>cut >bawa titik sisipan ke tempat yang hendak ditampal>edit>paste atau Pilih (block) aksara,perkataan.ayat atau mana-mana bahagian yang hendak dihapus>klik tetikus kiri heret ke tempat yang hendak di tampal dan lepas.

8         Format Teks

o      Fomat teks boleh dibuat bagi menambah keceriaan dokumen tersebut di antaranya seperti format font menukar warna, jenis, saiz, bentuk, penjajaran

8.1       Cara Format Teks

• Klik Format > pilih perkara yang hendak diformat samaada Font, Paragraph, Bullet and Numbering, Style dan sebagainya.

8.2       Cara Membuat Jajaran

• Letak sisipan di tempat perenggan yang hendak di buat jajaran (Jika aturcara ini dilakukan ianya akan membuat jajaran pada perenggan yang berkenaan sahaja) >klik Format>Paragraph>kotak alligment pilih samaada left, right, centered atau justified>OK.
• Bagi membuat jajaran pada keseluruhan dokumen klik Edit>Select All> klik Format>Paragraph>kotak alligment pilih samaada left, right, centered atau justified>OK

8.3       Membentuk Senarai Bullet

• Blok bidang berkenaan yang dikehendaki>klik menu Format>Bullet and Numbering>pilih jenis bullet yang dikehendaki>OK

8.4       Drop Cap

• Biasa digunakan untuk aksara pertama sesuatu dokumen ianya akan menjadi satu huruf terbesar.
• Cara:

o      Bawa  penunding di bahagian yang dikehendaki>Klik Format>drop cap>pilih  posisi drop cap, jenis fon,saiz, jarak>OK

9         Mencetak Dokumen

• Bagi kerja-kerja mencetak sila pastikan perkara-perkara berikut:

o      Pencetak berfungsi dan pada status ON, disambungkan ke komputer berkenaan

o      Buka fail yang hendak dicetak dan berada di skrin berkenaan

o      Cara Mencetak

o      Klik File>Print(jika hendak melihat terlebih dahulu bahan yang hendak diprint klik Print Preview, jika tidak berpuashati boleh dibuat pindaan atau setting)>File>Print>buat pilih jika perlu bagi jumlah salinan, muka surat yang dikehendaki>OK

10     Memasukkan Grafik

o      Dalam Microsoft Word disediakan grafik dalam Clip Arts

• Klik penunding di bahagian dokumen yang hendak dimasukan grafik>Klik Insert>Pictures>Clip Art>klik grafik dipilih > klik Insert Clip>tutup kotak dialog Insert Clip

10.1   Format Grafik

• Klik tetikus sebelah kanan>terpapar Menu Pop-UP>klik Format Picture >pilih mana yang berkenaan.
• Grafik boleh diformat daripada bentuk saiz, warna, Text Wrap, gambar.

11     Menyediakan Jadual

• Klik Table>Insert>Table>pilih jumlah kolum dan baris yang dikehendaki>OK

11.1   Format Jadual

• Klik Table>Auto Format>Pilih format yang dikehendaki>OK

12     Mail Merge

• Dapat satu bentuk surat (form letter) dan mengintergrasi alamat dalam fail pangkalan data dalam Microsoft Access
• Guna Mail Merge menghantar surat yang standard kepada semua penerima dalam pangkalan data.

12.1   Cara Membuat Mail Merge

• Sediakan Form Letter dan Mail Merge
• Klik File>New>OK>taip isi kandungan dokumen>save
• Klik Tool>Mail Merge>Create>pilih Form Letter(jika hendak membuat label,catalog dll mana yang berkenaan)>Active Window>Get Data>pilih Open Data Source>
•  Pilih fail pangkalan data> klik Table dalam Microsoft Access>open>OK>
• Edit main dokumen>Insert Merge Field(menu ini ada dalam dokumen Microsoft Word yang hendak dimail merge)
• Hasilnya paparan nama Medan (jika pilih Medan NAMA)yang dimasukkan sebagaimana berikut : <<NAMA>>
• Save dan Print

13     Membina Isi Kandungan

• Microsoft Word juga mempunyai kemudahan membina Isi Kandungan bagi sesuatu dokumen secara automatik

13.1   Cara Membina Isi Kandungan Automatik

o      Formatkan dipermulaan baris samaada bentuk HEADER,HEADING,HEADING1,HEADING2 dll.

• Letakan penunding di mana-mana muka surat dalam dokumen yang dikehendaki bagi menyediakan isi kandungan( lazimnya di muka pertama dokumen)> Klik Insert>Index and Table>Table od Content>OK
•