Make your own free website on Tripod.com

NOTA RINGKAS Microsoft Access

 

o      Merupakan program bagi pangkalan data

o      Konsep Pangkalan data

o      Tempat menyimpan maklumat seperti inventori, senarai gaji, senarai pelanggan, pelajar, pekerja

§       Contoh pangkalan data kad index atau kad telefon.

 

o      Guna pangkalan data Microsoft access

o      Menyisih nama mengikut abjab

o      Mencetak senarai nama pilihan

o      Mencipta borang bagi memudahkan

o      Digunakan untuk menyimpan data

o      Membuat cari secara rambang

o      Laporan

o      Pengiraan

o      Menyaring

 

o      Membuka dan menutup

o      Perkara pertama ialah untuk membuka access (Komputer misti mempunyai program Access biasa satu package semasa install windows)

o      Cara buka program:

§       Menu start

§       Submenu  program

§       Microsoft access

§       Namakan fail bagi pengkalan data

o      Cara menutup program

§       Hanya perlu klik pada tanda X dihujung bucu kanan atau

§       Pilih file dan exit pada bar menu.

o      Istilah penting

o      Jadual(Table)

o      Borang (Form)

o      Pertanyaan(Query)

o      Laporan (Report)

o      Rekod(Record)

 

o       Jadual(Table)

§       sebagai laci umpamanya jadual stok, jadual pelajar  jadual pekerja mengandungi data seperti nama, alamat, kp,nombor telefon dsbnya

§       setiap jadual dicipta secara berasingan  dan disimpan dalam pangkalan data yang sama jika ianya berkaitan contoh jadual senarai pelanggan hotel, jadual tempahan, jadual bilik.

§       Dalam jadual perlu didifinasikan semua field dan jenis data untuk setiap field yang dimasukkan,

§       Data boleh terus dimasukkan dalam jadual.

 

o      Borang (Form)

§       Salah satu lagi kaedah untuk memasukkan data dalam pangakaan data dalam satu skrin yang khusus

§       Sama seperti borang cetak bagi memudahkan memasukan data

§       Data yang dimasukkan secara automatik ditempatkan dalam jadual

§       Sebarang perubahan dalam borang akan dipaparkan secara automatik dalam jadual

§       Maklumat yang dimasukkan boleh dilihat dalam bentuk jadual atau borang

 

o      Pertanyaan(Query)

§       Membantu mencari maklumat tertentu dalam lebih daripada satu jadual

§       Boleh memilih medan-medan tertentu yang dikehendaki

§       Boleh menapis maklumat tertentu yang dikehendaki mengikut syarat-syarat yang dikehendaki

§       Boleh digunakan untuk mempamirkan, menukar dan menganalisis data

§       Query juga sebagai sumber untuk menyediakan borang dan laporan

§       Boleh dapatkan data yang spesifik

 

o      Laporan (Report)

§       Maklumat dalam borang boleh dicetak mengikut keperluan

§       Boleh membentang data dalam format cetak.

 

o      Rekod(Record) dan Medan(Field)

§       Mengandungi data untuk individu dan objek

§       Disimpan dan disusun mengikut corak tertentu

§       Setiap maklumat dalam rekod seperti nama, nombor telefon dikenali sebagai medan

 

o      Membentuk Pangkalan Data Baru

§       2 cara : Blank Database  atau Database Wizard

§       Blank Database

o      Memilih sendiri

o      Bebas menentukan rekabentuk dan kandungan

 

§       Database Wizard

o      Memiih Template yang sedia ada

o      Akan dipandu pada setiap peringkat

 

§       Cara membina Pangkalan Data

§       Klik Start > Blank database >Ok > taip nama fail pangkalan data

§       Tutup pangkalan data dengaan klik menu file>exit.

 

o      Mencipta Jadual(Table)

§       Buka fail pangkalan data > klik Start>program>Microsoft Access.>fail pangkalan data yang sedia ada

 

o      Mulakan bina Jadual

§       Klik Table>New>Design View> OK

§       Taip nama jenis Data untuk setiap Field >save nama fail jadual

 

o      Masuk data

§       Klik Table>klik Fail Jadual>Open> masuk data>save

 

o      Bentuk Form

§       Klik tab Form>New>Form wizard>pilih  Medan yang hendak dimasukan dalam borang>next>next>pilih style>namakan borang>finish

§       Ingatan : bagi medan yang tidak diperlukan kemasukkan data tidak perlu dimasuk dan menjadi borang contoh medan yang secara automatik dimasukkan data umpamanya medan yang berdasarkan pengiraan,

 

o      Merekabentuk dan Ubahsuai Borang

o      Untuk mengaalih lokasi

§       Pastikan paparan Borang dalam Design View

§       Blok dan drag

o      Mengubahsuai bagi memasukan maklumat tajuk dsb

§       Pastikan paparan borang dalam Form View

§       Klik Form>fail borang>design>view>toolbox>Aa>drag buat textbox pada kolum yang hendak ditaip

§       Untuk dapatkan toolbox klik tetikus sebelah kanan

 

o      Cipta button command

§       Buka toolbox(klik sebelah kanan tetikus)

§       Klik button command>.lihat categories and action

§       Pilih mana yang berkenaan.>finish

 

o      Cipta kotak combo

§       Tujuan

o      Mudah memasukan data hanya perlu klik sahaja

o      Sesuai untuk medan yang mempunyai pilihan terhad seperti jantina, taraf perkahwinan, Agama dsbnya,

§       Cara Cipta

o      Pasti borang berada dalam DESIGN VIEW

o      Letak kursor pada kotak yang dipilih>klik tetikus kanan> change to>combo box>klik tetikus kanan>properties>Row Source type>Value list> Row source>taip eg. Lelaki;perempuan( guna ; untuk asingkan.> view pada toolbox

 

o      Formula dalam pangkalan data

§       Membolehkan membuat pengiraan

§       Formula dibentuk berdasarkan medan yang disediakan

§       Tidak perlu membuat pengiraan secara manual

§       Contoh pengiraan seperti mengira markah bagi menetukan gred pelajar

o      Cara membuat formula

o       

o      Klik kotak medan yang dikehendaki (contoh medan jumlah) pada pada kedudukan form(borang)

o      Letak kursor pada medan jumlah dan klik sebelah kanan tetikus>properties>Klik kotak control souce pada luar sebelah kanan kotak.> dapat lihat tanda tiga titik

o      Klik tanda 3 titik>hapus teks jumlah gantikan dengan ujian1+ujian2+ujian3(formula yang dikehendaki)>klik OK

o      Ingatan: anda boleh menggunakan tanda seperti campur atau medan untuk dimasukkan dalam dialog expression builder )

o      Secara automatik data dalam medan jumlah akan dimasukkan.

 

o      Mencari rekod

o      Boleh mencari rekod mengikut kriteria yang ditetapkan . Kemudahan button command di Form Footer di borang.

 

o      Cara mencari rekod.

§       Buka borang klik button command (gambar teropong) cari rekod>terpapar kotak dialog>taip apa yang hendak dicari di ruang Find What.

§       Kalau nak replace tekan button replace >taip difind dan taip direplace

§       Boleh juga guna button Edit

o      Menyusun rekod

o      Rekod  yang  dimasukkan tanpa tersusun akan dapat disusun

o      Susunan boleh secara menaik (ascending A-Z atau  1-10) atau menurun decending (Z-A atau 10-1)

o      Susunan data boleh dilihat dalam Form View atu Datasheet View

o      Dalam Datasheet view lebih jelas.

 

o      Menyaring (filter)Rekod

o      Jumlah rekod kekadang besar , rekod yang diperlukan hanyalah rekod-rekod tertentu sahaja bagi sesuatu masa boleh di saringkan rekod yang hendak digunakan sahaja

o      Boleh dilakukan 2 cara saringan mengikut pilihan (terhad satu field sahaja) dan mengikut borang.

o      Cara Mengikut pilihan

§       Buka borang > pergi mana-mana rekod>klik rekod dikehendaki

 

§       Cara mengikutborang

 

Buka borang >tewkan button Filter (gambar macam tempat nyala obor ada 3 button)>borang kosong akan terpapar

 

o      Query

o      Lebih baik daripada tapis

o      Boleh ambil maklumat daripada jadual

o      Boleh beri tumpuan kepada set data yang diperlukan

o      Boleh guna Query Wizard dan tanpa Wizard

 

o      Cara  Query tanpa Wizard

 

§       Klik tap Query>terpapar kotak dialog>create  query in design view>pilih nama fail>add> close show table>klik file dalam kotak maklumat(double klik)> TAIP DI KOTAK Kriteria yang  dikehendaki>klik view

 

o      Cara  Query Wizard

§       Klik tap Query>terpapar kotak dialog>letak kursor dekat create  query using wizard > new >simple query wizard> medan yang hendak dipaparkan 2X >masuk pertanyaan yang diperluakan>next>finish

§       Klik  symbol buku(bawah tool file (disebelah kiri)>pilih data sheet view untuk melihat keputusan carian.

 

o      Report (laporan)

o      Laporan berdasarkan

§       Design view

§       Report wizard

§       Auto report

§       Chart wizard

§       Label wizad

 

o      Mencipta auto report

o      Buka pangkalan data

o      Dalam bar objek klik button report>new>auto report>nama jadual atau pertanyaan>OK

 

o      Mencipta laporan secara wizard

o      Buka pangkalan data

o      Dalam bar objek klik button report>report wizard>next …next